Trasformazione Digitale presso LHUB-ULB: Un Progetto di Business Intelligence complesso ed evolutivo con INTUITUS

Trasformazione Digitale presso LHUB-ULB: Un Progetto di Business Intelligence complesso ed evolutivo con INTUITUS

È in occasione di una tavola rotonda organizzata da Telemis lo scorso 25 marzo che Nathan Ubfal, responsabile finanziario di LHUB-ULB, ha condiviso con trasparenza la sua esperienza nell'implementazione dello strumento di Business Intelligence INTUITUS. La sua testimonianza rivela un progetto complesso, costellato di sfide, e infine coronato da successo. In un contesto di complessità ospedaliera, riforme finanziarie e rapida evoluzione delle esigenze, questo ambizioso progetto mirava a centralizzare, analizzare e presentare dati cruciali per ottimizzare l'operatività e le finanze del laboratorio. « A volte siamo un po' autoreferenziali sui nostri problemi, i nostri successi, la nostra specificità. Ma lavorando su progetti come questo, ci si rende conto di molte cose. » spiega Nathan Ubfal.

LHUB-ULB: Un attore principale nella biologia clinica di fronte alle sfide
LHUB-ULB è un laboratorio accademico di vasta portata. Le sue missioni includono la diagnostica di qualità, la ricerca, l'innovazione applicata e una forte componente di formazione, garantendo in particolare il 90% della formazione dei biologi dell'ULB.

Tuttavia, il laboratorio si trova di fronte a sfide importanti. Oltre alla complessità delle sue dimensioni e della sua organizzazione, le recenti riforme finanziarie hanno portato a significative riduzioni delle entrate. « Non se ne parla mai, ma le prestazioni hanno perso il 10%. E ora, proprio adesso, abbiamo perso un altro 15%. ».

Questa situazione ha reso l'efficienza operativa e finanziaria una priorità assoluta. « È piuttosto complicato avere eccellenza clinica e allo stesso tempo operativa. Quindi cerchiamo entrambe le cose, non è facile. In cifre, abbiamo quattro centri di attività, quattro ospedali, quattordici milioni di analisi annuali, circa duecentottanta ETP. Insomma, è una grossa macchina. È davvero efficiente? Questa è una grande domanda che ci siamo posti. »

L'esigenza essenziale di un reporting centralizzato ed efficace
Prima del progetto con Telemis, LHUB-ULB operava con due sistemi di reporting distinti (basati su QlickSense), ciascuno che gestiva i dati di diversi GLIMS (sistemi informativi di laboratorio). Il consolidamento dei dati richiedeva estrazioni manuali in Excel e manipolazioni complesse, creando « rapporti molto rigidi » e rendendo difficile il monitoraggio delle attività e il processo decisionale. « Il modo in cui era organizzata la BI prima dell'arrivo di Telemis era che avevamo, per i due GLIMS, un estrattore che trasformava i dati, li caricava in uno strumento QlickSense. E quindi, avevamo due strumenti QlickSense che non comunicavano tra loro, che si somigliavano molto, che avevano ciascuno dati dell'altro, poiché c'erano anche connessioni tra i laboratori. E quindi, l'unico modo per arrivare a qualcosa di consolidato era fare estrazioni Excel, poi unirle in un terzo strumento. Insomma, era francamente complicato. Questo è uno dei motivi per cui mi sono rivolto a Telemis. »

L'obiettivo di Intuitus e di LHUB era implementare un unico GLIMS, collegarsi al LIS, e arricchire il database con altre fonti di informazione (HR, acquisti, contabilità, fatturazione,...), al fine di gestire l'intera attività del laboratorio in un ambiente centralizzato. L'ambizione era grande: « E in fondo, cos'è un LIS? È in qualche modo uno strumento amministrativo e medico che consente di tracciare una richiesta, di imporre dei risultati, ma in nessun caso permette davvero di sapere cosa succede su una catena. Quindi, una volta che abbiamo collegato il LIS a un sistema di reporting, siamo solo all'inizio di una grande avventura. »

La Scelta di Telemis: Tra Aspettative e Realtà
LHUB-ULB cercava un partner molto specifico dotato di determinate competenze. « Volevamo qualcosa di flessibile e agile, evolutivo, nell'ottica di un budget controllato, perché può sfuggire di mano rapidamente. Doveva essere su misura, ci siamo impegnati a raccogliere alcune testimonianze e raccomandazioni, e volevamo assicurarci che ci fosse una buona padronanza del database. » Dopo aver incontrato una decina di potenziali partner, la scelta è caduta su Telemis.

Tuttavia, le aspettative iniziali non sempre hanno corrisposto alla realtà. Sebbene l'esperienza ospedaliera di Telemis fosse assicurata, non era, secondo Nathan Ubfal, il suo principale valore aggiunto. « Non credo che sia il valore aggiunto di Telemis. Credo che capire un laboratorio come lo capiamo noi come corpo professionale di questo laboratorio sia un'altra cosa. Non credo che un consulente BI debba pretendere di conoscere a fondo il settore. Quello che deve saper fare, a mio avviso, è adattarsi. Quindi, in un certo senso, ci eravamo detti, fantastico, non dovremo spiegare loro nulla. In realtà, abbiamo dovuto spiegare loro comunque un bel po' di cose. Ma è un problema? Alla fine non lo è stato. »

Ciononostante, i punti di forza di Telemis hanno ampiamente compensato queste sfide. Flessibilità di bilancio, buone testimonianze di clienti e un team reattivo e disponibile sono stati fattori determinanti nella scelta. « Grazie alla loro formula che chiamano Unlimited [...] Se deviamo un po' dal piano base, non è grave. Così come se decidiamo di andare in questa direzione piuttosto che in un'altra. La conversazione è focalizzata sul progetto e sulle nostre esigenze. Non è permanentemente legata a un capitolato d'oneri, a un accordo, ai campi prioritari, ecc. Cosa che ho sperimentato in passato. In realtà, qui è stato molto confortevole. » L'adattabilità e la volontà di trovare soluzioni sono state particolarmente apprezzate, anche quando le esigenze di LHUB-ULB evolvono rapidamente. « Nel momento in cui abbiamo firmato il contratto, avevamo un quinto partner che da un giorno all'altro ha deciso di ritirarsi, il che è stato molto complicato. [...] E Telemis ha risposto, è stato ed è estremamente presente per trovare soluzioni ai nostri problemi. »

Risultati e Prospettive: Verso l'Adesione Totale
Dopo oltre 200 iterazioni del modello, lo strumento offre ora una visione centralizzata dell'attività del laboratorio, con dashboard dedicati alle finanze, all'attività, ai servizi, alla fatturazione, e analisi dei tempi di consegna (TAT). I team possono ora gestire le loro attività in tempo reale, identificare i problemi e prendere decisioni informate.

Tuttavia, l'adesione dei team rimane una sfida importante. Nathan Ubfal resta ottimista e continua a promuoverne l'uso. « Ci vuole molta pazienza perché l'ambizione è davvero molto grande. Ma avanziamo passo dopo passo e sempre più reparti comprendono l'aiuto che lo strumento apporta. L'interesse c'è. »

Un Bilancio Positivo
Il progetto di implementazione di uno strumento di BI INTUITUS è stato un successo per LHUB-ULB. Sebbene complesso e pieno di insidie, ha permesso di trasformare la gestione dei dati e di fornire ai team gli strumenti necessari per ottimizzare il loro lavoro e prendere decisioni informate. Questa fruttuosa collaborazione testimonia l'importanza di un partenariato solido e flessibile per portare a termine progetti ambiziosi di trasformazione digitale nel settore sanitario. Nathan Ubfal riassume bene questo sentimento: « È fantastico, e allo stesso tempo, bisogna capire che è necessario investirci e dedicare molto tempo. Ma ne vale la pena! »